Motivasi: Pejabat oh Pejabat

4 Feb

Apabila anda berkunjung mana-mana pejabat, apakah yang anda perhatikan? Apakah perasaan anda semasa mencari lokasi pejabat? Apakah perasaan anda apabila berada didalam pejabat yang luas dan tersusun? Bagaimanakah persepsi anda dan kesannya terhadap komunikasi dan perniagaan yang anda harapkan? Bolehkah kejayaan didalam perniagaan dikaitkan dengan pengurusan yang sempurna dan tersusun?

Berikut adalah beberapa petua yang diberikan oleh pelbagai pakar perniagaan berkenaan dengan pejabat. Pejabat, sebagai tempat tinggal kedua anda boleh mencermin kedudukan, status, keselesaan dan impak pandangan pertama pada diri anda, pelanggan dan pekerja bawahan anda.

Kepada sesetengah orang, pekara-pekara yang akan disenaraikan dibawah adalah perkara remeh, tetapi sedar atau tidak, setiap orang akan terpegun dengan ruang pejabat kemas, rapi, selesa dan melahirkan suasana bisnes yang diidamkan.

Artikel ini bertujuan untuk mengumpul dan mengupas petua dan panduan dari pelbagai sumber professional.

Lokasi dan Kedudukan

  1. Pilih lokasi yang mudah pelanggan melawat. Jika kedudukan pejabat anda memang berada didalam kawasan perniagaan bermakna sebahagian dari keperluan pejabat anda telah dipenuhi
  2. Lokasi pejabat anda juga boleh memberikan gambaran tentang saiz dan pencapaian perniagaan yang anda miliki.
  3. Lokasi juga memainkan peranan untuk pelanggan meletakkan kepercayaan terhadap perniagaan anda. Sedikit sebanyak lokasi yang sesuai boleh memberi gambaran tentang ‘prestige’ dan kehormatan terhadap perniagaan anda.
  4. Luas pejabat juga penting dan berperanan kerana keluasan memberikan kesan saikologi kepada diri anda dan juga tetamu. Manakala pejabat yang luas memang baik tetapi memerlukan kekemasan dan susunan yang menarik. Ruang pejabat yang kecil pula memerlukan susunatur yang kreatif supaya anda dan pelanggan berasa selesa berada didalamnya.
  5. Pejabat yang ada tingkap lebih baik dari pejabat yang tidak bertingkap. Lebih baik lagi, jika ada pemandangan luar pejabat yang cantik dan sejuk mata memandang. Jika tingkap pejabat anda mengadap ke saluran paip ataupun saluran penghawa dingin eloklah tingkap itu diletakkan langsir atau ‘blind’ untuk menutup pemandangan yang tidak enak tersebut.
  6. Sebaik-baiknya ruang pejabat anda dibahagikan kepada dua bahagian. Pertamanya meja anda dan yang kedua adalah ruang tidak formal gunanya untuk berbual dan menyambut tetamu.
  7. Susunan meja berbentuk ‘L’ adalah sangat praktikal untuk pejabat. Walaupun demikian, meja pejabat yang biasa adalah memadai dengan bajet.

Meja dan kerusi

  1. Selepas dari memilih kedudukan pejabat, perkara kedua yang penting adalah pemilihan perabut – meja adalah asset utama ruang pejabat. Saiz sesebuah meja penting kerana ianya relative dengan luasnya bilik anda. Meja yang terlalu besar boleh memberikan impak dan tanggapan negative dari tetamu.
  2. Meja mestilah berfungsi sesuai dengan keperluan dan tabiat kerja anda.
  3. Meja yang diperbuat dari kayu adalah paling sesuai (jika mampu). Elakkan menggunakan meja yang diperbuat dari keluli/metal. Dari sudut saikologi amnya, meja keluli tidak memberikan gambaran ‘power and control’.
  4. Kerusi pejabat pula mestilah serasi dengan meja. Sebaik-baiknya kerusi hendaklah besar sesuai dengan badan dan mempunyai tempat bersandar melepasi kepala.
  5. Jika anda berbadan kecil, elakkan duduk diatas kerusi yang terlalu besar kerana kerusi yang besar boleh menjadikan badan anda nampak lebih kecil.
  6. Dihadapan meja anda, letakkan dua kerusi yang selesa untuk tetamu. Ada dikalangan orang meletakkan kerusi pengunjung lebih rendah kerana dipercayai akan memberikan impak saikologi berkaitan kuasa.
  7. Sebaik-baik kerusi adalah dari jenis kulit yang berkualiti. Namun begitu warna kerusi tersebut mesti bersesuaian dengan meja anda. Warna yang sesuai adalah perang, hijau pekat, hitam, maroon ataupun warna kulit asli. Secara majoriti warna hitam menjadi kegemaran dikebanyakan pejabat tetapi warna hitam tidak memberikan kesan yang lebih berbanding dengan lain-lain warna mewah yang disebutkan diatas.

Ruang Tetamu

  1. Tetamu mesti duduk dihadapan anda bukannya disisi meja anda melainkan anda adalah seorang doctor.
  2. Jika tetamu duduk di sebelah meja anda kesannya seolah-olah dia telah melanggar garisan privasi menjadikan anda tidak selesa dan boleh menganggu authoriti anda.
  3. Jika ada ruang yang lebih luas, sambutlah tetamu anda di ruang yang ada disediakan sofa (jika mampu). Jangan lupa sediakan meja ‘coffee table yang sepadan dengan dekorasi pejabat anda.
  4. Jika anda masih mempunyai ruang yang luas, sediakan ruang ketiga yang menempatkan meja konferen berbentuk oval yang sederhana besar dengan kerusi-kerusi dikelilingnya.
  5. Tidak menjadi kesalahan jika diletakkan meja antic dengan kerusi antik yang sepadan dengan konsep bilik pejabat anda.
  6. Lain-lain perabut yang sesuai dipejabat adalah seperti rak buku, cabinet berlaci (credenza) dan cabinet fail.
  7. Sebaik mungkin, kabinet fail diletakkan di ruang setiausaha anda ataupun di ruang yang lain dari pejabat anda.

(Berikutnya….. Bagaimana mengemas kertas-kertas dan dokumen.)

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

%d bloggers like this: